0

Management Knowledge

KNOWLEDGE MANAGEMENT

A good decision is based on knowledge and not on numbers – Plato

BAB I

PENDAHULUAN

1. Sejarah Knowledge Management

Pada dua dasawarsa terakhir, dunia telah memasuki era baru dalam tatanan ekonomi secara global yaitu Ekonomi yang berbasis pada Pengetahuan (Knowledge based economy atau knowledge economy). Toffler melalui bukunya Third Wafe (1980), berusaha menggolongkan tatanan ekonomi dunia secara global menjadi 3 gelombang/era (www.wikipedia.org)

Gelombang pertama dimulai setelah terjadinya revolusi pertanian yang merupakan tahap transisi dari masyarakat berburu-pengumpul yang hidup secara nomaden menjadi masyarakat pertanian yang hidup menetap. Revolusi pertanian di kawasan Melanesia sudah dimulai pada tahun 8000 sebelum masehi sedangkan di daerah Afrika baru dimulai pada tahun 2500 sebelum masehi. Pada gelombang pertama ini, masyarakat memasuki tatanan ekonomi yang berbasis pada pertanian dengan tanah sebagai faktor produksi utamanya yang didukung oleh faktor lain seperti ketersediaan tenaga kasar untuk mengolah lahan tersebut. Ciri utama dalam sistem ekonomi pertanian adalah produktivitas sebanding dengan luas lahan dan tenaga kerja yang mengolah. Gelombang pertama terjadi sampai pada pertengahan abad ke-18.

Gelombang kedua dimulai pada pertengahan abad ke-18 ketika terjadi revolusi industri di kawasan Eropa Barat dan dengan cepat menyebar ke seluruh dunia. Gelombang kedua ini menempatkan industri sebagai dasar tatanan ekonominya (sistem ekonomi industri) dan merupakan kelanjutan dari sistem ekonomi pertanian. Pada sistem ekonomi industri, kepemilikan lahan tidak lagi menjadi penentu tingkat produktivitas dan selain itu secara bertahap tenaga kerja kasar mulai tergantikan oleh peralatan/mesin. Kebutuhan tenaga kerja terampil dan memiliki keahlian tertentu (knowledge) mulai meningkat dan belum dapat menjadi faktor utama. Pada sistem ekonomi industri terjadi peningkatan produktivitas yang sangat signifikan dibandingkan sistem ekonomi pertanian. Kepemilikan alat-alat produksi dan modal keuangan menjadi faktor utama yang mempengaruhi produktivitas.

Pada saat ini sedang terjadi transisi dari gelombang kedua yang berbasis industri menuju gelombang ketiga yang berbasis pengetahuan (knowledge). Awal dari gelombang ketiga ditandai dengan mulai bergesernya kecenderungan bisnis dari industri manufaktur menuju pelayanan. Periode ini dimulai dengan relokasi pabrik-pabrik dari negara-negara maju ke negara yang menyediakan tenaga kerja dengan biaya lebih rendah, sedangkan kendali terhadap produk dan strategi masih dipegang oleh negara-negara maju tersebut. Pada sistem ekonomi berbasis pengetahuan (Knowledge based economy), terjadi penurunan peran elemen-elemen produksi seperti lahan, tenaga kerja kasar maupun mesin. Kebutuhan terhadap tenaga kerja tidak lagi berdasarkan kuantitas, tetapi lebih menitikberatkan pada faktor kualitas sehingga muncul istilah knowledge worker. Ciri utama pada sistem ekonomi berbasis pengetahuan adalah terjadinya intensitas kompetisi yang tinggi dan peningkatan produktivitas lebih dipengaruhi oleh knowledge worker (Tobing, 2007).

Prinsip-prinsip dan praktek-praktek manajemen yang digunakan di era-era sebelumnya seperti pada sistem ekonomi pertanian maupun sistem ekonomi industri dinilai tidak lagi memadai dan tidak akan efektif mengelola knowledge worker, hal ini mendorong timbulnya suatu rangkaian usaha dalam mengelola knowledge worker tersebut dan dikenal dengan istilah Knowledge Management.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Definisi Knowledge Management

Menurut Wikipedia, Knowledge Management merupakan suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

American Productivity and Quality Center (APQC) mendefinisikan Knowledge Management sebagai pendekatan-pendekatan sistemik yang membantu mendapatkan informasi kemudian meneruskan informasi tersebut kepada orang yang tepat dan pada saat yang tepat sehingga dapar meningkarkan efisiensi dan efektivitas untuk meningkatkan pencapaian organisasi (www.apqc.org).

Secara singkat, Honeycutt (2000) menjelaskan bahwa knowledge management adalah suatu disiplin ilmu yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Selanjutnya Rusell Ackoff (dalam Tobing, 2007) menyatakan bahwa isi atau kandungan dari intelektualitas dan mentalitas manusia dapat diklasifikasikan dalam lima kategori, yaitu Data, Informasi, Pengetahuan (Knowledge), Pengertian (Understanding), dan Kebijaksanaan (Wisdom). Perbedaan antara data, informasi, pengetahuan (knowledge) dan kebijaksanaan (wisdom) belum diperhatikan sepenuhnya sebelum munculnya Knowledge Management. Dalam knowledge management, istilah-istilah tersebut memiliki perbedaan makna yang sangat penting, pemahaman yang salah terhadap istilah-istilah tersebut akan mempengaruhi keberhasilan penerapan knowledge management.

2.1.1 Data dan Informasi

Menurut Tiwana (2000), Data merupakan kumpulan bukti yang berkaitan dengan suatu aktivitas tertentu, sedangkan Informasi merupakan data yang sudah diproses, sehingga memiliki hubungan dan tujuan. Davenport dan Prusak (1998) memaparkan 5 jenis tahapan yang harus dilakukan untuk mengolah data menjadi informasi, yaitu:

  • Contextualized, memahami tujuan dan kegunaan data yang dikumpulkan;
  • Categorized, untuk memahami komponen penting dari data;
  • Calculated, menganalisis data secara matematik atau statistik;
  • Corrected, menghilangkan kesalahan (error) dari data;
  • Condensed, meringkas data menjadi lebih singkat sehingga mudah untuk dipahami.

2.1.2 Knowledge

Drucker (1998, dalam Tobing, 2007) mendefinisikan Knowledge sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif dari tindakan sebelumnya. Informasi tersebut dapat ditindak lanjuti atau informasi dapat digunakan sebagai dasar untuk bertindak, untuk mengambil keputusan dan menentukan arah atau strategi tertentu. Davenport dan Prusak (1998) juga menjelaskan bahwa Informasi harus melewati beberapa proses transformasi sebelum menjadi Knowledge, yaitu:

  • Comparison, membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi lain yang sudah pernah diketahui;
  • Consequences, menemukan dampak/akibat dari informasi yang bermanfaat dalam tahap pengambilan keputusan dan tindakan;
  • Connections, menemukan hubungan-hubungan antara bagian-bagian informasi dengan hal-hal lainnya;
  • Conversations, menyatakan pandangan dan pendapat serta tindakan kepada orang lain berkaitan dengan informasi tersebut.

2.1.3. Understanding dan Wisdom

Menurut Bellinger et al (dalam Tobing, 2007), Understanding merupakan proses mendapatkan knowledge dan melakukan sintesa untuk menciptakan knowledge baru, sehingga understanding dapat dibangun berdasarkan informasi, knowledge, maupun berdasarkan understanding yang telah dimiliki sebelumnya. Pengertian Wisdom menurut Tobing (2007) adalah pemanfaatan dari knowledge yang telah diakumulasikan dalam jangka panjang dan bermanfaat dalam membuat keputusan-keputusan yang menyangkut masa depan.

2.2 Siklus Knowledge

2.2.1 Tacit knowledge dan explicit knowledge

Michael Polanyi, seorang ahli kimia dalam salah satu kuliahnya di University of Aberdeen memperkenalkan tacit knowledge sebagai salah satu jenis knowledge, sedangkan jenis lainnya adalah explicit knowledge. Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang tersimpan dalam benak manusia dalam bentuk intuisi, judgement, skill, values, dan belief yang diperolehnya melalui pengalaman dan pekerjaannya serta tidak mudah untuk diformalisasikan dan dibagi dengan orang lain. Sedangkan explicit knowledge merupakan segala bentuk pengetahuan (knowledge) yang sudah direkam dan didokumentasikan, sehingga lebih mudah untuk didisreibusikan dan dikelola (Tobing, 2007).

2.2.2 Konversi Knowledge

Nonaka dan Takeuchi (1995) menjelaskan hubungan tacit knowledge dan explicit knowledge melalui empat jenis proses konversi, yaitu

  • Sosialisasi, merupakan proses penciptaan tacit knowledge dari tacit knowledge yang sebelumnya telah ada melalui interaksi dan pengalaman langsung;
  • Eksternalisasi, merupakan proses konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge melalui proses diskusi, refleksi, dan dokumentasi;
  • Kombinasi, merupakan proses penyempurnaan explicit knowledge menjadi explicit knowledge baru secara sistimatis berdasarkan explicit knowledge yang telah ada dan informasi yang berkaitan;
  • Internalisasi, merupakan proses pembelajaran terhadap knowledge yang telah terdokumentasi oleh anggota organisasi dan diaplikasikan dengan pengalaman sendiri sehingga menghasilkan tacit knowledge.

2.3 Peranan Knowledge Management dalam meningkatkan Competitive Advantages.

Terdapat beberapa tantangan yang harus dihadapi suatu organisasi atau perusahaan untuk memenangkan kompetisi yang merupakan ciri utama gelombang ketiga (Third wave : Knowledge based Economy), antara lain kolaborasi, inovasi, adaptasi, penguasaan teknologi dan pasar serta pengelolaan aset-aset intelektual organisasi/perusahaan. Tantangan tersebut mendorong munculnya kebutuhan terhadap penerapan knowledge management (Tobing, 2007).

Faktor utama yang menunjang suatu organisasi untuk tetap memimpin dalam persaingan yang semakin kompetitif adalah kolaborasi. Suatu organisasi tidak mungkin lagi hanya mengandalkan kemampuan individu atau unit kerja tertentu untuk dapat bersaing dalam dunia bisnis. Kolaborasi antar individu, antar unit, antar fungsi maupun antar disiplin ilmu akan memberikan pemikiran yang lebih kreatif karena perbedaan cara pandang (perspektif) dan kemampuan (skill) sehingga akan memberikan hasil yang lebih baik. Peningkatkan daya saing suatu organisasi hanya dapat diperoleh dengan kolaborasi yang efektif yang dihasilkan oleh penerapan Knowledge Management.

Tantangan lain yang dihadapi suatu oganisasi untuk menghadapi persaingan adalah kemampuannya untuk lebih inovatif dalam penyediaan produk atau layanan. Kegagalan organisasi dalam aspek inovasi terbaru akan menyebabkan ketertinggalan dari kompetitornya. Penerapan Knowledge Management dapat menunjang suatu organisasi dalam memperoleh inovasi baru serta mempersingkat waktu yang diperlukan untuk penerapan inovasi tersebut dalam kegiatannya.

Tantangan ketiga menuntut suatu organisasi untuk lebih adaptatif terhadap segala perubahan yang terjadi disekitarnya. Salah satu organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan disekitarnya adalah dengan melakukan penyesuaian pada strategi yang biasanya diikuti dengan perubahan pada struktur organisasi. Sering kali perubahan struktur organisasi disertai masalah kelangkaan sumberdaya manusia yang kompeten untuk mengisi posisi-posisi strategis. Kemampuan yang dibutuhkan biasanya hanya dimiliki oleh beberapa individu tertentu yang memiliki mobilitas tinggi dan berbentuk tacit knowledge. Penerapan Knowledge Management diharapkan mampu menjaga dan mempertahankan tacit knowledge yang hanya dimiliki beberapa individu tertentu dengan mengkonversinya menjadi explicit knowledge yang dapat dipelajari karyawan yang membutuhkan.

Penguasaan teknologi dan pasar tidak lagi dapat dikejar hanya dengan faktor pendidikan dan pelatihan formal karena membutuhkan penyediaan waktu dan pendanaan yang tidak sedikit. Penerapan Knowledge Management secara efektif dengan akses dan waktu yang fleksibel akan memberikan kesempatan setiap personil untuk mengembangkan dirinya secara mandiri sesuai kebutuhan, hal tersebut akan mengurangi biaya pelatihan dan waktu yang dibutuhkan untuk mengikuti pelatihan. Pengelolaan yang efektif terhadap aset-aset intelektual suatu organisasi menentukan masa depan organisasi tersebut.

Suatu sistem knowledge management yang efektif akan memungkinkan orang untuk belajar dari keputusan masa lalu, baik maupun buruk, sehingga dapat menjadi pembelajaran menghadapi pilihan kompleks dan menentukan masa depan (Tiwana, 2000). Tobing (2007) menjelaskan faktor-faktor penting dalam implementasi knowledge management antara lain: manusia, kepemimpinan (leadership), teknologi, organisasi dan pembelajaran (learning), sedangkan secara umum dapat dilakukan melalui tiga pendekatan, yaitu Organisasi, Proses, dan Teknologi.

Bab III

ANALISA DAN PEMBAHASAN

Salah satu contoh aplikasi knowledge management adalah ketika mahasiswa MB-IPB angkatan E35 mendapatkan tugas untuk membuat sebuah menara menggunakan alat dan bahan yang telah ditentukan, antara lain sedotan, selotip, dan silet. Mahasiswa yang mengikuti mata kuliah TOMP tersebut dibagi menjadi 5 kelompok dengan anggota masing-masing kelompok adalah 5-6 orang.

Setiap anggota kelompok akan mengalami kesulitan jika mengerjakan pembuatan miniatur menara secara individu, selain membutuhkan waktu yang lebih lama kemungkinan kualitas menara yang dibuat juga tidak lebih baik. Penerapan knowledge management yang pertama adalah kolaborasi, yaitu kerjasama antara anggota-anggota dalam kelompok tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan (membuat miniatur menara).

Penilaian miniatur menara.berdasarkan beberapa penilaian, antara lain lama pengerjaan, efisiensi bahan, ketinggian, nilai estetika, dan kekuatan menara serta kesesuaian dengan desain. Berdasarkan hal tersebut maka setiap kelompok dapat menentukan prioritas utama dan alokasi sumberdaya untuk mencapainya serta dampak yang diterima (consequence)

Pembuatan desain menara merupakan tahap awal dari pembuatan miniatur menara. Pada tahap ini, masing-masing anggota mengemukakan pendapat dan pandangannya (Knowledge sharing) mengenai menara yang ideal berdasarkan pengalaman (atau pengamatan) yang telah diperoleh sebelumnya dan terjadi proses percakapan (conversations). Beberapa ide yang muncul adalah memberikan desain pondasi yang kuat untuk menjaga kekokohan menara menghadapi tantangan (angin) serta ketinggian yang merupakan salah satu kriteria penilaian. Inovasi yang merupakan salah satu komponen knowledge management menjadi faktor utama pada tahap ini. Pembuatan desain menara ini termasuk dalam proses eksternalisasi, yaitu merupakan proses konversi tacit knowledge (pendapat, pandangan, atau pengamatan) menjadi explicit knowledge (desain menara) melalui proses diskusi dan dokumentasi.

Tahap selanjutnya adalah pembuatan menara menara, pada tahap ini terjadi siklus knowledge yang disebut internalisasi, yaitu saat desain miniatur menara (explicit knowledge) menjadi dasar atau panduan dalam pembuatan miniatu menara sehingga menghasilkan pengalaman setiap anggota dalam membuat miniatur menara (tacit knowledge).

Pada saat pembuatan menara berdasarkan desain ditemui beberapa kesulitan, hal tersebut membuat anggota kelompok menjadi lebih adaptatif terhadap kebutuhan dan terjadi proses sosialisasi yaitu proses konversi tacit knowledge melalui interaksi dan pengalaman menjadi tacit knowledge yang baru.


BAB IV

PENUTUP

Pada kegiatan pembuatan miniatur menara terjadi siklus Knowledge antara lain eksternalisasi, sosialisasi, dan internalisasi. Berdasarkan pembelajaran dan pengalaman melakukan kegiatan ini diketahui bahwa pengelolaan terhadap pengetahuan (Knowledge management) dapat meningkatkan produktivitas secara umum. Hal ini erat kaitannya dengan proses Knowledge sharing yang merupakan salah satu bentuk memungkinkan setiap anggota organisasi untuk berbagi pengetahuan secara aktif. Knowledge sharing merupakan salah satu elemen yang menentukan keberhasilan Knowledge management. Elemen lain yang juga mempengaruhi efektivitas Knowledge management adalah koraborasi, inovasi, adaptasi, penguasaan teknologi dan pasar serta pengelolaan aset-aset intelektual.


BAB V

DAFTAR PUSTAKA

Davenport, T.H., dan Prusak, L. 1998. Working Knowledge. Massachusetts: Harvard Business School Press.

Honnycutt, Jerry. 2000. Knowledge Management Strategics. Jakarta: PT Elex Media Computindo.

Nonaka, L., dan Takeuchi, H. 1995. The Knowledge-Creating Company. New York: Oxford University Press.

Tiwana, A..2000. Knowledge Management Toolkit. New Jersey: Prentice Hall.

Tobing, Paul L. 2007. Knowledge Management. Yogyakarta: Graha Ilmu.

www.apqc.org (diakses 21 Januari 2011)

www.wikipedia.org (diakses 21 Januari 2011)

Selengkapnya dapat dibaca di Knowledge Management – Arhad.35E

Leave a Reply


Refresh



*